L’une des premières démarches à diligenter lors d’un projet de digitalisation est l’examen de la documentation existante au sein d’une organisation, ainsi que l’analyse de l’ensemble des flux de circulation des documents.
Cette analyse préliminaire de la documentation peut être utilisée au niveau de plusieurs missions que ce soit le contrôle interne, le diagnostic organisationnel, la digitalisation, ou l’AMOA……
En effet, le niveau de la volumétrie de la documentation existante dans une organisation peut être un catalyseur ou un frein dans l’efficacité des processus décisionnels.
D’ailleurs, l’utilisation d’une documentation physique importante peut entraîner plusieurs répercussions :
– Coût financier lié à l’espace utilisé ou des frais relatifs à la société d’archivage ;
– Déplacements fréquents pour transmettre des documents et même des frais de transfert de documents ;
– Complexité des processus et de l’ergonomie des flux ;(accessibilité dans les couloirs, attentes dans les traitements….)
– Empreinte carbone liée à l’utilisation du papier ;
– Passage au télétravail plus contraignant ;
La gestion électronique des documents englobe le processus de réception, de traitement, de validation via un workflow éventuel, de stockage et de la diffusion des documents.
Il existe des services de cloud accessibles ou de drives pour toute organisation qui permettent la sauvegarde de la documentation en temps réel, et même il y a également des applications android dédiées à la numérisation des documents.
🔔 Comment mettre en place en interne un processus de numérisation des documents ?
🔔 Quels sont les documents pour lesquels l’organisation n’a pas besoin d’une copie physique ?
Le mode opératoire du déploiement d’une GED peut se décliner comme suit :
✅ Identifier la liste de la documentation existante ;
✅ Analyser le flow chart de circulation du document ;
✅ Définir ou mapper le nouveau système de la documentation ;
✅ Etudier au préalable la faisabilité du déploiement ;
👉 Il est à noter que la prescription au titre de la conservation des documents s’étale sur 10 ans, tout en sachant que les documents juridiques ou liés à des litiges sont à conserver dans l’absolu.
L’accompagnement d’un cabinet de conseil organisationnel est recommandé pour ce type de projets.
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